各部門：
為切實做好2013年歸檔工作，確保學校2012年各項工作中形成的文件材料完整歸檔，實現規范化、科學化管理，現就有關事項通知如下：
一、歸檔范圍
1.各單位文件材料收集歸檔的具體范圍，請按照《北京工商大學檔案管理辦法》中歸檔范圍和保管期限表執行。凡2012年1月1日至12月31日形成的、屬于歸檔范圍的文件材料都要收集歸檔。
2.各單位2012年度舉辦的重大活動、重要工作形成的具有保存價值的各類文件材料，均要收集歸檔，其中文件材料較多者的，按活動、工作項目立專題卷。
3.收集歸檔的文件材料包括紙質文件材料和相關的電子文件材料。
二、歸檔要求及注意事項
1.凡應收集歸檔的文件材料，各單位要努力做到文件材料完整、準確、全面。
2.收集歸檔的各類文件材料都應是原件，復印件及傳真件等一般不能作為歸檔文件材料。依據性、憑證性文件材料的印章、簽名等要素必須齊全、清晰。各類文件材料用紙、書寫墨跡等要規范、標準，確保文件材料的有效性。
3.各歸檔單位兼職檔案員將文件材料收集齊全并進行初步分類之后，應先通知檔案館老師指導驗收，準確無誤后再進行分類預立卷，編寫頁號，打印（或填寫）卷內目錄和案卷移交目錄。
4.紙質文件材料整理立卷的具體操作要求按《北京工商大學檔案管理辦法》執行。各單位應注意電子文件的收集、歸檔，各單位形成的有保存價值的音頻、視頻、圖片和文件電子版也可以直接向檔案館移交。
5.請各部門兼職檔案員親自報送檔案材料。
三、歸檔時間
1.全校歸檔時間為3月1日至6月30日，請各單位在規定的時間內按時立卷歸檔。
2.為保證各部門及時完整歸檔，我們將于5月6日起在檔案館主頁發布《各單位2012年文件材料歸檔進度表》，及時通報各單位文件材料歸檔情況。
業務指導： 張晶晶、王愛群 電話：68984662
地 址：阜成路校區教二樓102室
特此通知
檔案館
2013年2月26日
(擬稿：張晶晶 審核：張曉磊 編輯：李楊蕓）